اتفاقی که شما هرگز نمی‌خواهید بیفتد این است که افراد بااستعداد سازمانتان را ترک کنند. اما اگر یکی از کارکنان خوب شما در مسیر خروج از شرکت است، این مسئله با وجود ناراحت‌کننده بودن فرصتی را برای شما فراهم می‌کند تا اطلاعاتی را که برای جلوگیری از ترک سایر کارکنان خود نیاز دارید به دست آورید، و این فرصت چیزی نیست جز مصاحبه خروج.
مصاحبه‌های خروج می‌توانند بازخورد مورد نیاز برای بهبود سازمان و کاهش نرخ ترک شغل را به شما ارائه دهند. اما برای اینکه بتوانید از آنها برای اعمال تغییرات مثبت استفاده کنید، این مصاحبه‌ها باید به‌گونه‌ای طراحی شوند که کارکنان را وحشت‌زده نکنند. در این مقاله نحوه مدیریت مصاحبه‌های خروج به روشی ارائه شده است که بازخورد مورد نیاز برای کاهش ترک شغل کارکنان و تقویت سازمان را در این فرآیند ارائه می‌دهد.
3 مورد از بهترین روش‌ها برای انجام مصاحبه خروج اثربخش
1. مصاحبه‌کننده مناسب را انتخاب کنید
شما می توانید ساختار کاملا صحیحی برای مصاحبه خروج خود تعیین کنید، اما اگر فرد مناسبی برای انجام آن نداشته باشید، اطلاعات درستی به دست نخواهید آورد. دیوید لوئیس، مدیر عامل شرکت مشاوره منابع انسانی OperationsInc می‌گوید: «مصاحبه‌کننده باید فردی باشد که کارمند در حال خروج بتواند بازخورد خود را صادقانه با او به اشتراک بگذارد.»
زی‌جی هادلی، مربی اجرایی و مشاور منابع انسانی نیز توصیه می‌کند که مصاحبه خروج باید «توسط فردی که اختیار مستقیمی بر کارمند ندارد، [مانند] یکی از اعضای تیم منابع انسانی – و نه مدیر مستقیم کارمند» انجام شود.
چرا مدیر نباید این کار را انجام دهد؟ اگر مدیر کارمند در حال خروج فردی باشد که مصاحبه خروج را انجام می‌دهد، شخص ممکن است برای اینکه بازخورد صادقانه‌اش را در مورد دلیل رفتن خود به اشتراک بگذارد چندان راحت نباشد – به ویژه اگر مدیر او در خروجش نقش داشته باشد. برای به دست آوردن بهترین نتایج و مفیدترین اطلاعات از مصاحبه‌های خروج خود، مطمئن شوید که کارمند در حال خروج را با یک شخص بی‌طرف مانند نماینده منابع انسانی همراه می‌کنید، نه مدیر یا سرپرست مستقیم او.
2. سوالات درست را بپرسید.
لوئیس می‌گوید: در طول یک مصاحبه خروج «شما سعی می‌کنید متوجه شوید که چرا این شخص به ترک شغل فکر کرده – و سپس چرا تصمیم به این کار گرفته است.» تنها راه برای به دست آوردن این بینش مورد نیاز برای بهبود سازمان و کاهش نرخ خروج، پرسیدن سوالات درست است.
سوالات دقیقی که باید از یک کارمند بپرسید به نقش فرد و شرایط پیرامون خروج او بستگی دارد. اما چندین سوال عمومی وجود دارد که بدون توجه به شرایط خاص، بینش مفیدی را ارائه می‌دهد. در اینجا به چند نمونه اشاره کرده‌ایم:
آیا مسائل مدیریتی باعث جدایی شما از سازمان شده است؟
یک ضرب‌المثل قدیمی وجود دارد که می‌گوید افراد شغل خود را ترک نمی‌کنند، بلکه مدیران خود را ترک می‌کنند. و در حالی که همیشه اینطور نیست، باید از مصاحبه خروج استفاده کنید تا ببینید که آیا کارمند با مدیر خود مشکلی داشته که منجر به خروج او شده است یا خیر.
هادلی می‌گوید: «سوالانت که به ریشه مسائل مدیریتی می‌پردازند، مفید هستند. به این ترتیب، می‌توانید آن مسائل را با مدیر مورد نظر برطرف کنید، و مهم‌تر از همه، اقداماتی را برای جلوگیری از تکرار این اتفاق و ترک شغل کارکنان بیشتر انجام دهید.»
فرصت شغلی بعدی شما چیست؟ و چه چیزی باعث شده این موقعیت شغلی از موقعیت فعلی شما بهتر به نظر برسد؟
کارکنان در حال خروج شما موظف نیستند به شما بگویند که بعداً در چه شرکتی مشغول به کار می‌شوند و برخی از کارکنان – برای مثال، آنهایی قرار است ادامه تحصیل دهند – ممکن است حتی به شرکت دیگری نروند. هادلی می‌گوید: «پرسیدن اینکه آنها به کجا می‌روند، و اینکه چه چیزی در مورد فرصت جدید بیشتر از موقعیت فعلی‌شان برایشان جذاب است، می‌تواند به شما کمک کند دریابید که چه تغییراتی می‌تواند برای افزایش رضایت کارکنان و بهبود حفظ و نگهداشت آنان اعمال شود.»
به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که کارمندی سازمان شما را به خاطر شرکت رقیبی که به او حقوق بالاتری پیشنهاد داده است ترک می‌کند، می‌توانید بسته‌های جبران خدمات خود را بررسی کنید. اگر سازمان شما از کارکنان می‌خواهد که تمام‌وقت در دفتر کار کنند و کارمند شما برای یک موقعیت شغلی دورکاری سازمان را ترک می‌کند، می‌توانید درباره گزینه‌های هیبرید و دورکاری انعطاف بیشتری به خرج دهید.
اگر خودت مدیر بودی، چه کاری را متفاوت انجام می‌دادی؟
سوالات مشخص و هدفمند درباره‌ی علت ترک شغل کارکنان می‌تواند اطلاعات مهمی را به دست دهد. اما سوالات کلی‌تر که پاسخ‌هایی متفاوت در پی دارند، مثل همین سوال، نیز می‌توانند اطلاعات خوبی را در اختیارمان قرار دهند.
لوییس خاطر نشان می‌کند: «وقتی از آنها بپرسیم که اگر نقش مدیرعاملی بهشان داده شود چگونه شرکت را اداره می‌کنند و چه تغییراتی را ممکن است در 90 روز اول کار خود ایجاد کنند، می‌توانیم متوجه شویم که چه چیزهایی را درباره‌ی فرهنگ، رهبری و ارتباطات موجود در سازمان دوست ندارند.»
پرسش چنین سوالی می‌تواند روشی اثربخش برای جمع‌آوری اطلاعات مفید باشد، بدون اینکه در تجربه‌ی شخصی کارکنان کاوش کنیم. برخی افراد ممکن است برای پاسخ دادن به سوالات عمومی‌تر مثل این راحت‌تر باشند تا به اشتراک گذاشتن جزئیات تجربه شخصی خود.
سوالات دیگری که باید در طول مصاحبه خروج بپرسید
سوالات بالا به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مفیدی را جمع آوری کنید، اما کامل نیستند. برخی از سوالات دیگری که می‌توانید بپرسید عبارتند از:
- آیا کاری هست که بتوانیم برای حفظ شما در سازمان انجام دهیم؟
- آیا درباره‌ی چگونگی بهبود این موقعیت شغلی برای نفر بعدی، پیشنهادی دارید؟
- اگر یک موقعیت شغلی مرتبط ایجاد شود، آیا در آینده باز هم به سازمان ما می‌پیوندید؟
3. از بازخوردها برای ایجاد تغییر در سازمان خود استفاده کنید.
مصاحبه‌های خروج می‌توانند در جمع‌آوری اطلاعات به شما کمک کنند – اما وقتی نوبت به کاهش ترک شغل کارکنان می‌رسد، کاری که شما بعد از مصاحبه خروج با آن اطلاعات انجام می‌دهید مهم است. برای به دست آوردن مزایای حاصل از مصاحبه‌های خروج، باید از بازخوردهایی که دریافت کرده‌اید برای ایجاد تغییر در سازمان خود استفاده کنید.
برخی از این تغییرات در سطح فردی خواهد بود. به عنوان مثال، اگر از یک کارمند در حال خروج درباره سبک مدیریت یک مدیر خاص بازخورد منفی دریافت می‌کنید، می‌توانید برای ارائه بازخورد با آن مدیر جلسه‌ای را تنظیم کنید و یک برنامه مربی‌گری ترتیب دهید تا به او کمک کنید که از در گرفتن مسائل مشابه با دیگر کارکنانش جلوگیری کند.
لوئیس می‌گوید: «از آنجایی که حجم مصاحبه‌های خروج در طول زمان افزایش می‌یابد، حجم بازخوردها نیز افزایش می‌یابد، که معمولاً منجر به شکل گرفتن موضوعاتی مشترک می‌شود. این موضوعات و روندها به شما نشان می‌دهد که نه تنها در سطح فردی، بلکه در سطح سازمانی باید تغییراتی را ایجاد کنید.»
به عنوان مثال، اگر از یک کارمند این بازخورد را دریافت کنید که سازمان در ارتباطات خود مشکل دارد، ممکن است این موضوع فقط تجربه‌ی یک کارمند باشد. اما اگر این بازخورد را از 10 کارمند دریافت کنید، دیگر واضح است که این مشکلات ارتباطی در سطح سازمانی وجود دارد و اگر می‌خواهید استعدادهای برتر را در سازمان خود حفظ کنید، باید به آن رسیدگی کنید.
هادلی توصیه می‌کند: «مصاحبه‌های خروج را بعد از تمام شدن کنار نگذارید. هنگامی که درباره‌ی سایر زمینه‌های کسب‌وکارتان گزارش می‌دهید، به آنها مراجعه کنید تا بینش کاملی ارائه کنید. برای مثال، هنگام درخواست بودجه یادگیری و توسعه، به تعداد دفعاتی که افراد سازمان شما را برای دستیابی به چالش‌های جدید یا فرصت‌های رشد ترک می‌کنند، اشاره کنید.»
جمع‌بندی
قدرت سازمان شما به افرادش بستگی دارد، بنابراین اگر می‌خواهید کسب‌وکارتان پیشرفت کند، حفظ استعدادهای برتر در سازمان ضروری است. مصاحبه خروج ابزاری ارزشمند برای کمک به شناسایی دلیل ترک شغل کارکنان است – که به نوبه خود می‌تواند به شما کمک کند تا تشخیص دهید چه مواردی باید تغییر کند تا استعدادها را در سازمان حفظ کنید. با این نکات تخصصی، می‌توانید در مصاحبه خروج بعدی که انجام می‌دهید سوالات درست را بپرسید، پاسخ‌های مناسب را دریافت کنید و از آن پاسخ‌ها برای ایجاد تأثیر مثبت بر سازمان خود استفاده نمایید.
منبع: lattice.com